Projektoptimierung - Project Health Check
Ein Project Health Check ist ein Kurz-Assessment eines Projekts. Es kommt zum Einsatz, wenn ein Projekt droht in Schieflage zu geraten oder schon geraten ist. Als Optimierungsinstrument kann es auch präventiv eingesetzt werden.
Das „Project Excellence Model“ der GPM/IPMA ( GPM: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. / IPMA: International Project Management Association) dient dabei als Leitfaden und Orientierung für eine ganzheitliche Beurteilung der Projektgüte. Dieses Modell basiert letztendlich auf dem in Wirtschaft und Wissenschaft anerkannten EFQM-Ansatz (EFQM: European Foundation of Quality Management).
In Kombination mit international anerkannten Standards und Best Practices des Projektmanagements (PMBoK®Guide) ergibt sich eine fundierte, seriöse Einschätzung ihres Projekts. Aus den Resultaten leiten sich Handlungsanweisungen zur Verbesserung und Optimierung der Projektsituation ab. In regelmäßigen Zeitintervallen angewendet führt es Ihre Projektarbeit zu Project Excellence.
Ein solches Kurz-Assessment dauert in der Regel 3 – bis 4 Tage und wird vor Ort bei Ihnen im Unternehmen durchgeführt. Dieses Instrument kann zu jeden beliebigen Zeitpunkt während der Projektlaufzeit eingesetzt werden.
Häufige Pains & Gains im Projektmanagement
Pains und Problemfelder
- Projekte erreichen ihre Ziele nicht oder nur unzureichend
- Die Qualität der Planung ist unzureichend
- Unzulängliche Schätzungen für Budget und Zeitbedarf
- Unrealistische Fertigstellungstermine
- Zu geringe Unterstützung durch das Management
- Fehlende oder unzulängliches Projektzielsetzungen
- Unzureichend verstandene Abhängigkeiten
- Mangelhafte Kommunikation
- Keine ausreichende Mitwirkung der Enduser
- Unzureichende Skills der Teammitglieder
- Wettbewerb um die Teammitglieder
- Schleichende Vergrößerung des Projektumfangs
- Keiner kann wirklich sagen wo das Projekt wirklich steht - Das Monitoring und Reporting ist unzureichend
- Ein Projekverzug folgt dem anderen
- Meilensteine werden mehrfach gerissen
- Konflikte lähmen den Projektfortschritt
- Der Projektleiter ist nicht ausreichend gut ausgebildet - Kontrolle über das Projekt schwindet
- Zu geringe Führungserfahrung des Projektleiters
- Planungswerkzeuge werden nicht ausreichend gut beherrscht
- Ein Risikomanagement ist nicht oder nicht ausreichend etabliert
- Unklare oder widersprüchliche Aussagen über Projektziel und Projektauftrag
- Fortgesetztes Verschieben bzw. Nicht-Einhalten von Meilensteinen
- Projekt- oder Teilprojektleitung kann inhaltliche oder planerische Fragen nicht odernur ungenügend beantworten
- Zu optimistisches Reporting („gelbe Ampeln“, obwohl alle Beteiligten den Status eher auf„rot“ sehen)
- Akzeptanz der Projekts bei wichtigen Stakeholder (Kunden, Nutzer, etc.) schwindet
- Fehlende Transparenz über Ressourcenverbrauch im Projekt (Kosten, Investitionen, Personal) oder deutliche Budgetüberschreitungen
- usw.
Gains & Erwartungshaltungen
- Für das Projektmanagement und die Projektabwicklung werden anerkannte Projektmanagement Standards und Best Practices eingesetzt
- Budget-, Termin- und Qualitätsziele sollen erreicht bzw. übertroffen werden
- Klarheit und Transparenz schaffen - wissen wo das Projekt jederzeit genau steht
- Projektfortschritt ist klar erkennbar - Abweichungen können frühzeitig erkannt und korrigiert werden
- Wesentliche KPIs zur Steuerung auf unterschiedlicher Entscheidungsebene stehen zur Verfügung und werden reportet
- Mitarbeiter stehen in ausreichender Zahl, mit passender Qualifikation, in ausreihender Zeit und Arbeitskapazität zur Verfügung
- Planungswerkzeuge wie z.B. MS-Project werden für die Projektplanung und -steuerung eingesetzt und werden vom Projektleiter beherrscht
- Der Projektumfang ist klar definiert - eine schleichende Veränderung des Project Scope werden über Change Requests verhindert
-
Mit Hilfe des von uns auf Basis weltweit anerkannter Standards entwickelten Kurz-Assessments „Project Health Check“ kann die Projektsituation optimiert werden.
Unsere Angebote, Problemlöser und Gewinnerzeuger
- Wir führen in Abstimmung mit Ihnen diverse Interviews mit den unterschiedlichen Schlüssel-Stakeholder des Projekts durch und schauen uns die Projektdokumente, genutzte Tools, Projektstrukturen an
- Wir analysieren die Ergebnisse, gleichen diese mit unseren langjährigen Erfahrungen und mit weltweit anerkannten Best Practices und Standards ab
- Wir kennen sehr viele komplexe Muster über Strukturen und Prozesse in der Projektarbeit, wissen wie Stakeholder taktieren und erkennen wiederkehrende Strategien
- Wir beraten und begleiten Sie im direkten persönlichen Kontakt, auf Wunsch vertraulich und diskret
Sie erhalten
- eine Einschätzung zur Güte des Projektmanagements und des Vorgehens sowie zur Leistung des Projekts bzgl. der Ergebnisse orientiert am „Project Excellence Model“ der GPM/IPMA,
- eine Zusammenstellung der identifizierten Schwachstellen,
- konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Projektsituation
Ihre Vorteile
- Neutrales, objektives Gutachten über den Zustand Ihres Projekts
- Qualifizierte, priorisierte Handlungsempfehlungen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen
- Der Project Health Check kann als Einstieg für die permanente Optimierung künftiger Projektarbeit dienen
- Drohende Fehlinvestitionen können noch abgewendet oder deutlich abgemildert werden
Interesse geweckt?
